مقیاس و دامنه آنچه می بینیم ، با سازمان های ۵،۰۰۰ یا ۱۰،۰۰۰ کارمند که از مردم می خواهند خیلی سریع از خانه کار کنند ، بی سابقه است. بنابراین ، نه ، سازمان ها برای این کار آماده نیستند.

زیرساخت ها را به درستی آماده کنید. آیا مردم از فناوری لازم برخوردار هستند یا به آن دسترسی دارند؟ چه کسی لپ تاپ دارد؟ آیا کسانی که [دارای لپ تاپ هستند] می توانند به راحتی از آنها استفاده کنند؟ آیا آنها نرم افزاری را که باید برای انجام کار ، تماس های کنفرانس و غیره داشته باشند ، دارند؟ در مورد کارمندانی که لپ تاپ یا دستگاه تلفن همراه ندارند چطور؟ چگونه میتوانید مطمئن شوید که آنها به منابعی که برای انجام کار نیاز دارند دسترسی دارند؟ مدیران مستقیم باید خیلی سریع اطمینان حاصل کنند که همه کارمندان دسترسی کامل دارند ، بنابراین هیچ کس احساس جاماندن نمی کند.

باید آن را بصورت یک عادت و فرهنگ سازمانی توسعه دهید و یک روش منضبط برای مدیریت روزانه داشته باشید. زمان شروع و پایان را برنامه ریزی و مشخص کنید. ریتم و روتین داشته باشید .دوش بگیرید ، لباس بپوشید ، حتی اگر آن لباس چیزی نیست که معمولاً برای سرکار آن را می پوشید ، سپس در فعالیت های روزانه شرکت کنید.

اگر عادت دارید از نظر جسمی تحرک داشته باشید ، حتماً آن را به برنامه روزانه خود اضافه کنید.

اگر یک برون گرا هستید و به تماس و همکاری زیادی با دیگران عادت کرده اید ، اطمینان حاصل کنید که هنوز هم این اتفاق می افتد. از خود بپرسید: چگونه می توانم از احساس تنهایی یا منزوی بودن دور شوم و سالم ، مولد و پویا بمانم؟ این را برای خودتان ایجاد کنید.

به یاد داشته باشید که در واقع ممکن است از کار در خانه لذت ببرید. می توانید موسیقی مورد نظر خود را پخش کنید. می توانید در زمان انعطاف پذیری کار کنید. و همه اینها می تواند سرگرم کننده باشد.

در مرحله اول ، شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید امور داشته باشید. بگویید: “هی، بچه ها،این یک جهان متفاوت است. ما نمی دانیم این وضعیت تا چه مدت ادامه خواهد داشت. اما می خواهم مطمین شوم که همه شما احساس می کنید که همه آنچه را که لازم هست را دارید. ” این باید توسط یک تیم پیگیری شود تا این روش جدید کارکردن جا بیوفتد. بررسی کنید که چند بار باید ارتباط برقرار کنیم؟

ایا باید این ارتباط بصورت ویدیویی، تلفن ، یا با Slack / Jive / Yammer باشد؟ اگر شما از یکی از آن سیستم های رسانه های اجتماعی استفاده نمی کنید ،آیا نیاز است استفاده کنید؟ بهترین راه برای کار کردن با همدیگر و همکاری چیست؟ شما باید به مردم کمک کنید تا درک کنند که چگونه دورکاری انجام دهند و به آنها اطمینان دهید که این کار موثر است.

پس از مرتب کردن این موارد ، حداقل یک بار در هفته با گروه خود ملاقات کنید. اگر عادت دارید جلساتی داشته باشید ، این کار را ادامه دهید. در حقیقت ، احتمالاً تماسها باید بین کل تیم و اعضای آن زیاد شود. کارمندان جدیدتر ، افرادی که در پروژه های مهم کار می کنند و افرادی که نیاز به تماس بیشتری دارند ، احتیاج به پیگیری تک نفره و شخصی دارند. همچنین به یاد داشته باشید که می توانید کارهای سرگرم کننده انجام دهید: یک ساعت شادی ، تایم استراحت با قهوه ، تایم ناهار دسته جمعی. همه این موارد می تواند به حفظ ارتباطاتی که در دفتر داشتید کمک کند. تحقیقات کافی وجود دارد که نشان می دهد تیم های مجازی از نظر اعتماد و همکاری می توانند کاملاً برابر تیم های مستقر باشند. فقط این اتفاق مستلزم نظم و انضباط است.

افراد در دورکاری گفتگو با همکاران خود به هنگام صرف نوشیدنی یا در طول روز را از دست می دهند. اینها در واقع بخش های بزرگ و مهمی از کارهای روزانه هستند که تأثیر مستقیمی بر عملکرد دارند. چگونه میشود آنها را به طور واقعی ایجاد کنیم؟ برای برخی از گروه ها و افراد ، پیام های فوری و مداوم جواب میدهد. برای بعضی،مکالمات تلفنی زنده یا کنفرانس های ویدیویی موثر است. برخی از افراد ممکن است بخواهند از واتساپ ، WeChat یا وایبر استفاده کنند. یک مدیر می تواند مدلهای مختلف از تماس را برای سلامت روانی افراد ایجاد کند. مردم بطور معمول نمی توانند این چیزها را متوجه شوند.شما باید آنها را هدایت کنید. یک توصیه دیگر: ورزش. این برای سلامتی روانی بسیار مهم است.

بیش از ۱۰،۰۰۰ کتاب به زبان انگلیسی در آمازون در مورد واقعیت و نحوه مدیریت از راه دور وجود دارد. چرا؟ زیرا انجام این کار بسیار دشوار است و مدیران مجبورند به طور جدی روی آن کار کنند.

شماره یک :اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم به طور مداوم احساس می کنند که می دانند و درک میکنند چه اتفاقاتی در سازمان درحال وقوع است. شما باید آنچه را که در سطح سازمانی اتفاق می افتد ، اطلاع دهید ، زیرا وقتی آنها در خانه هستند ، احساس می کنند که از مادرشان جدا شده اند. آنها نمی دانند چه اتفاقی در شرکت می افتد .ارتباطات میان آنها بسیار مهم است. بنابراین باید بیشتر ایمیل کنید ، و اطلاعات بیشتری را به اشتراک بگذارید.

در این دوره ، افراد نیز نسبت به اهداف درآمدی و یا تحویل کالا یا خدمات عصبی و نگران خواهند شد. شما باید مطمئن شوید که آنها حس کنند همه چیز خوب است. نکته دیگر این است که اطمینان حاصل شود هیچ یک از اعضا احساس نمی کنند که از بقیه کمتر به شما دسترسی دارند. در خانه ماندن افراد را حساس میکند و تصورات آنها مخرب میشود. بنابراین شما باید به طور مساوی در دسترس همه باشید. سرانجام ، وقتی جلسات گروهی خود را برگزار می کنید ، هدف خود را مشخص کنید و برای همه زمان بگذارید ،تا همه احساس دیده و شنیده شدن کنند.

بهره‌وری میتواند کاهش پیدا نکند..می تواند ثابت بماند ، حتی افزایش یابد ، زیرا رفت و آمد ها و حواس پرتی های دفتر از بین رفته است. البته ممکن است شما در کنار شریک زندگی یا بچه های خود در خانه باشید و این خودش باعث ایجاد مشکل شود.مشکل دیگر ممکن است توانایی شما برای حل سریع مشکلات هنگام عدم دسترسی به صورت حضوری ،باشد.و این ممکن است تأخیر ایجاد کند. اما به غیر از این ها، من نمی بینم که بهره وری کاهش می یابد. شواهد قوی وجود دارد که نشان می دهد نباید تغییر کند.

من این را به هر مدیر می گویم: شما باید به کارمندان خود اعتماد کنید. این دوره و زمانی است که ما باید به توصیه های ارنست همینگوی تکیه کنیم: “بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می توانید به کسی اعتماد کنید یا نه، اعتماد کردن به آنها است.” شما نمی توانید ببینید مردم چه می کنند. اما آنها را به روش های درست تجهیز کنید ، به آنها وظایفشان را بگویید و تقسیم کار کنید، آنها را مانند همیشه بررسی و آنالیزکنید و امیدوار باشید که آنها کارها را به روشی که شما می خواهید انجام میدهند. شما نمی توانید روند کار را زیر نظر بگیرید ، بنابراین بررسی شما باید مبتنی بر نتیجه باشد. اما دلیلی ندارد که شما  بر این باور باشید که ، در این محیط جدید ، مردم کارهایی را که به آنها اختصاص داده شده انجام نخواهند داد. کار از راه دور مدت زمان زیادی هست که وجود دارد. و امروز ما همه فن آوری های لازم را داریم که نه تنها کار کنیم بلکه با یکدیگر همکاری کنیم. ما ابزارهای رسانه ای اجتماعی گسترده ای داریم که به ما امکان می دهد داده ها را ذخیره و ضبط کنیم ، مکالمه های یک به یک و گروهی داشته باشیم تا بهترین شیوه ها را به اشتراک بگذاریم و یاد بگیریم.

اول:شما باید قوانین صریح و روشنی داشته باشید. بگویید ، “بچه ها ، وقتی ما این جلسات را داریم ، باید آن را به شکل خوبی انجام دهیم ، تلفن را خاموش می کنیم ، ایمیل چک نمیکنیم و یا چند کار را همزمان انجام نمیدهیم.” اگر توانایی انجام کنفرانس ویدیویی را دارید آن را به شدت توصیه می کنم. وقتی افراد قادر به دیدن یکدیگر هستند ، واقعاً تفاوت ایجاد می کند. و سپس به مردم اعتمادکنید تا از قوانین اساسی پیروی کنند.

شماره دو: از آنجا که دیگر مکالمه هایی در تایم های استراحت و فضاهای غیرکاری ندارید ، و ممکن است مردم فقط یاد بگیرند که چگونه از خانه کار کنند ، شش تا هفت دقیقه اول یک جلسه را صرف احوالپرسی و گپ و گفت کنید. مستقیماً به سراغ برنامه ها و دستور کار خود نروید. در عوض ، از همه بپرسید ، “بچه ها چطور هستید؟” این مکالمه را با کسانی شروع کنید که جدیدترهستند یا پایین ترین مقام را دارند و یا شخصی که معمولاً کم حرفتر است. شما کسی هستید که بقیه درحال الگوبرداری از رفتارتان هستند.

پس از آن موارد کلیدی را که می خواهید در مورد آنها صحبت کنید مطرح می کنید.

نکته آخر این است که شما باید این جلسات مجازی را با ارتباطات خیلی زیاد پیگیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که افراد بدرستی شما را شنیده اند و متوجه منظورتان شده اند و با خروجی کار اوکی هستند.مثلا شما یک کنفرانس ویدیویی در مورد یک موضوع دارید.آن را با ایمیل یا پیام Slack پیگیری می کنید. برای ادامه مکالمه ، شما با افراد باید چندین تماس و راه ارتباطی از طریق رسانه ها و ابزارهای مختلف داشته باشید.

شما فقط می توانید یک یا دو مورد از این دست مکالمات را حل و فصل کنید زیرا بعد از جلسه فرصتی برای انجام این کارها ندارید.شما نمی توانید برای پیگیری به اتاقهایشان بروید. بنابراین ، در مورد اینکه چه زمانی و چگونه این کار را انجام دهید خوب فکر کنید. اجازه مخالفت کردن به افراد بدهید زیرا این تفکر تیمی را ارتقا میدهد. بعضی اوقات ، در محیط های مجازی ، مردم از نظر روانی احساس امنیت نمی کنند ، بنابراین ممکن است در مواقع ضروری صحبت نکنند. و بنابراین ، حتی ممکن است بخواهید به عمد کمی اختلاف نظر ایجاد کنید- مثلا در مورد کار ،فرایندها و نحوه انجام کار.

رهبران باید برای این گفتگوها  آمادگی داشته باشند و به مردم کمک کنند که درمورد این موضوعات فکر کنند مرز بین کار و خانه به طور ناگهانی برداشته شده ، بنابراین مدیران برای پشتیبانی از تیم های خود باید مهارت ها و سیاست ها را آموزش دهند.مثلا ممکن است این شامل انعطاف پذیری بیشتر در مورد ساعات کار کارمندان باشد. لازم نیست ناهار راس ساعت ۱۲ عصر بخورید. ممکن است ساعت دو بعد از ظهر سگ خود را به پیاده روی ببرید. کارها بسیار روانتر است و مدیران فقط باید اعتماد کنند که کارمندان تمام تلاش خود را برای انجام کار خود انجام میدهند.

ما شاهد تماسهای فروش بصورت مجازی و تعامل با مشتری بوده ایم. شما دقیقاً همان کارها را انجام می دهید. در اینجا ، استفاده از رسانه های تصویری مهمتر است. هر کاری را که شما در تماس حضوری انجام میدادید را ادامه دهید. شاید نتوانید با مشتریان خود نوشیدنی بخورید یا شام بخورید. اما می توانید کارهای زیادی انجام دهید. خلاق باشید.

سازمان ها باید راهی برای حمایت از این کارگران بیابد: نوعی اقدام جمعی برای کمک به آنها زیرا در غیر این صورت شما کاملاً افرادی را که برای عملکرد سازمانتان مهم هستند جدا می کنید. من یک کارگروه تشکیل میدهم ، و راه حل هایی برای ارتباط برقرار کردن آنها و اطمینان از اینکه هنوز احساس ارزش می کنند پیدا می کنم. و آنها را در برنامه ریزی ها مدنظر قرار میدهم.

هنگامی که علائم را مشاهده می کنید – مانند تعداد کمتر ایمیل یا مشارکت کمتر در مکالمات گروهی – با آنها صحبت کنید. تماس را بیشتر کنید و دیگران را نیز تشویق کنید. بفهمید که کجا هستند. و آنچه لازم دارند به آنها بدهید. سازمان ها همچنین باید در این زمان حتماً از خدمات کمک به کارمندان برخوردار باشند. هنگامی که شما به طور ناگهانی ارتباطات روزمره و پیگیری های حضوریتان از بین میرود،برخی از آنها کمتر تلاش می کنند و به کمک بیشتری نیاز دارند .اضافه می کنم که هر مدیر عامل سازمان در حال حاضر باید بسیار بیشتر از قبل حضور داشته باشد – از طریق ویدئو کنفرانس یا فیلمهای ضبط شده – به مردم اعتماد به نفس ببخشید ، آنها را آرام کنید و شفابخش باشید و آن مدیر انگیزه بخش باشید.

من فکر می کنم باعث میشود که مرزهای فکری گسترش یابد. سازمان ها ، تیم ها و افراد در زمینه کار مجازی بیشتر آزمایش می کنند. بسیاری از آنها همیشه می خواستند آن را به عنوان روش گسترش نیروی کار یا توانایی خودشان آزمایش کنند. این طور نیست که مردم قصد دارند این قالب جدید کار را به طور دائم اتخاذ کنند ، اما این تجربه باعث افزایش ظرفیت همه خواهد شد. اگر جنبه مثبتی برای این آشفتگی که در آن گرفتار شدیم وجود داشته باشد، این است که ما مهارت های خاصی را توسعه می دهیم که می توانند در آینده مفید باشند. این عمیق ترین امید من است.