مجله کسب و کار
۷ راز ارتباط مؤثر در تیم‌های دورکار
اردیبهشت
تیم‌های دورکار و به طور کلی دورکاری، آینده دنیای شغلی و کسب و کار هستند. با توجه به آخرین به روزرسانی پیش بینی سازمان The Global Mobile Workforce، تخمین زده شده است که ۱.۸۷ میلیارد کارمند، بیش از ۴۰٪ از جمعیت در حال کار در جهان، تا سال ۲۰۲۲ متحرک یا سیار خواهند بود. بدین معنی که شغل تمامی این جمعیت با اینترنت گره خورده، دارای قابلیت تحرک و تغییرپذیری بوده و محدود به جا و مکان خاصی نخواهد بود. در کشورهای توسعه یافته‌ای مانند آمریکا، این آمار به زودی می تواند به ۷۵٪ ( بر اساس آمار شورای بین المللی داده (International Data Council “IDC”)) برسد.
این بدان معنی است که در آینده، نوع جدیدی از رهبری و رویکرد مدیریت لازم خواهد بود. تیم‌های دورکار، با چالش‌های ارتباطی منحصر به فردی مانند هماهنگی میان محدوده‌های زمانی مختلف و غلبه بر موانعی همچون مسائل زبانی و فرهنگی روبرو هستند. فاصله مکانی بین تیمها نیز باعث می‌شود که اعضای تیم به سختی احساس کنند که واقعا یک تیم را تشکیل می‌دهند. اعضای تیم‌هایی که به صورت دورکار مشغول به فعالیت هستند احساس می‌کنند که تنها افراد غریبه‌ای هستند که طی یک اتفاق در پروژه‌ای یکسان مشغول به کار هستد. همچنین با وجود تبادل پیام‌ها و ارتباطاتی که بین افراد تیم‌های دورکار وجود دارد، اغلب افراد از همکاری‌های خلاقانه‌ای که منجر به پیشرفت در نتیجه می‌شود غافل هستند.
در موقعیت‌های این چنینی روش‌هایی برای مدیریت دورکاری وجود دارد که شرکت‌های حقیقی، پلی را برای شکاف موجود مجازی بین کارمندان از راه دور ایجاد کنند تا بتوانند حتی جدا از هم، خوب کار کنند و همکاری‌شان از نظر روانی و عاطفی نزدیک به هم باشد.
در این مقاله به بررسی چند راه‌کار موثر برای مدیریت دورکاری خواهیم پرداخت.
۱. جلسات زنده منظم داشته باشید
اعتماد کردن به یک تیم مجازی کار بزرگی است. . A.J. PARON WILDES، مدیر ملی معماری و طراحی کمپانی آلستل (Allsteel)، که طراحان آن در سراسر آمریکای شمالی پخش شده‌اند می‌گوید: زمانی که شما از طریق تلفن با اشخاصی در تعامل هستید، قادر به دیدن چهره‌های آنها یا زبان بدن آنها نخواهید بود.
به همین دلیل است که پارون وایلدز برقراری کنفرانس‌های ویدیویی منظم را یک اصل مهم در مدیریت تیم‌های دورکار می‌داند تا اعضای تیم بتوانند به صورت تصویری یکدیگر را ببینند. تماس تصویری در واقع مکملی برای ایمیل‌های سنتی و برنامه‌های پیام‌رسان به عنوان راه ارتباطی بین تیمها درنظر گرفته می‌شود. تیم‌های دورکار اگر در ابتدا به صورت زنده و تصویری جلسه‌ای نداشته باشند، کار آنها به شکل اثربخشی پیش نخواهد رفت. این سبک از جلسات به شروع روابط خوب بین اعضای تیم کمک کرده و به مرور زمان باعث رشد و پرورش تمامی اعضا خواهد شد.
۲. ایجاد فرصت‌هایی برای اعضای تیم برای ارتباطات انسانی
از آنجایی که تیم‌های دورکار فرصت‌های معمول نظیر برقراری ارتباط حین ناهار یا بعد از کار را ندارند، مدیران تیمها باید به طور فعال راه‌هایی را برای اعضای تیم خود ایجاد کنند تا اعضا بتوانند از یکدیگر الهام گرفته، با هم ارتباط برقرار کرده و به یکدیگر انگیزه دهند.
Rachel Valdes، رئیس مدیریت استعدادهای جهانی در PowertoFly می‌گوید: “عنصر جادویی ما برای ساختن یک تیم از راه دور منحصر به فرد، نوعی مهربانی بیش از حد است. آنها جلساتی برگزار می‌کنند که به جلسات TGIIF یا Thank God It’s Inspiration Friday معروف است؛ بدین معنی که خدا را شکر که امروز روز جمعه‌ی الهام‌بخشی است. در این جلسات تمامی اعضا از آنچه در این هفته برای آنها در مسیر زندگی و کاری‌شان الهام‌بخش بوده صحبت کرده و با دیگر اعضای تیم به اشتراک می‌گذارند. از آنجا که ما یک تیم دورکار هستیم، این نقاط اتصال کمک می‌کنند که شاهد افزایش بهره‌وری و شادابی در میان اعضای تیم باشیم.”
۳. در فناوری‌های پیام رسانی که باعث پیشبرد هرچه بهتر همکاری می‌شوند سرمایه‌گذاری کنید
یک مطالعه توسط Zogby Analytics نشان داد که ۴۱٪ از تیم‌های دورکار هنوز هم به جای اینکه به سیستم عامل‌های اختصاصی تلفن همراه که برای مدیریت پروژه و ارتباطات از راه دور طراحی شده‌اند متصل شده و تجهیز شوند، هنوز از پیام رسان متنی مانند اسکایپ و فیس بوک استفاده می‌کنند.
Stacey Epstein، مدیر عامل شرکت ZINC می‌گوید: ” وقتی افراد، اعضای تیمها و مدیران آنها از روش‌های متفاوتی برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند، اطلاعات در این میان از بین می‌شود. در نتیجه این امر اقتصاد کسب و کار در معرض خطر قرار می‌گیرد، چرا که ارتباط و همکاری روی سیستم‌عامل‌ها و پلتفرم‌هایی انجام می‌شود که امن و یا قابل اعتماد نیستند.”
این در حالی است که ۷۱٪ از مدیران احساس می‌کنند نسبت به اخبار مربوط به کار خود به روز هستند، در حالی که تنها ۴۰٪ از کارکنان این احساس را دارند.
۴. دستورالعمل‌های ارتباطی را تعریف و تنظیم کنید
Beat Buhlman، مدیر کل کمپانیEvernote می‌گوید، تعیین قاعده و اصول استفاده از ابزارهای ارتباطی و زمان استفاده از این ابزارها بسیار مهم است. این که چه موقع از چت استفاده می‌کنیم، چرا ایمیل می‌نویسیم، چه زمانی از تلفن همراه استفاده می‌کنیم و سوالاتی از این قبیل. به عنوان مثال، ارسال اطلاعات کامل و پیوسته‌ی پروژه در محیط چت می‌تواند سودمند باشد. این امر به کارمندان کمک می‌کند که اطلاعات مهمی که در یک بازه فعالیت ایجاد شده را از دست ندهند و به وسیله اطلاعات به روز نشده مراحل قبل گیج نشوند. ایمیل‌ها برای ارسال اطلاعات مفید هستند، اما برای همکاری گزینه خوبی به شمار نمی‌روند. اگر موضوعی نیاز به شفافیت و حساسیت دارد یا از تبادل ایده‌ها بهره می برد، بهتر است تماسی را چه ویدئویی و چه غیر ویدئویی ترتیب داده و برای اجرای آن برنامه‌ریزی کنید.
۵. هدف خود را برجسته کرده و روی آن تاکید کنید
Mark Mortensen استادیار و دارای کرسی در حوزه‌ی رفتار سازمانی در کمپانی INSEAD می‌گوید: برای کمک به تیم خود و حل چالش‌هایی که بین شما و افکار اعضای تیم وجود دارد، هدف تیم و چیزی که به اشتراک گذاشته می‌شود را تقویت کنید. اطمینان حاصل کنید از اینکه هدف تیم واضح، چالش برانگیز، دارای اهمیت است. همچنین هدف تیم باید در نهایت منافع مشترک اعضا را دنبال کرده و بیشترین سود و بازدهی را در بر داشته باشد. این امر گواه این موضوع است که آیا کارمندان شما در سطح پایینی هستند یا قابلیت و کارایی در سطح جهانی دارند.
قدم بعدی روشن ساختن چگونگی هدف فرد در این چشم‌انداز بزرگتر است. کارمندان دورکار معمولاً فقط در مورد وظایف خاص خود صحبت کرده و اطلاعاتی را که در راستای این وظایف نیاز به دانستن دارند، ارائه می‌کنند. با این حال از آنجا که اعضای یک تیم بدنه اصلی کار را تشکیل می‌دهند، اغلب کارمندان دورکار متوجه نیستند که چگونه کار آنها بر همه افراد در زنجیره هدف کسب و کار تأثیر می‌گذارد. در جلسات داخلی ادارات، این بحث مدنظر است که کجا و در چه قسمتی برنامه‌نویسان از بازاریابی و خدمات مشتری بازخورد UX دریافت می‌کنند، یا اینکه تیم فروش به رسانه‌های اجتماعی می‌گوید آنچه که می‌خواهند تبلیغ کنند می‌تواند به آنها کمک کند که احساس کنند در چیزی بزرگتر از همیشه مشارکت دارند.
۶. مدیریت هدفمند داشته باشید
هدفمند مدیریت کنید. برای اعضاء اهدافی را برای موفقیت و بازخورد تعیین کنید و سپس به آنها اجازه دهید موارد کوچکتر را به تنهایی کشف کنند. مدیریت خرد مانند انجام کاری نصفه و نیمه است و به همان اندازه باعث اتلاف وقت خواهد بود. این موضوع در تیم‌های دورکار، جایی که نمی‌توانید اعضای تیم را ببینید و ارتباطات کندتر است، حتی به صورت بدتری جلوه می‌کند.
در واقع مشکل مدیریت دورکاری این است که اهداف مورد نظر نامفهوم است. شما باید فرآیندی ایجاد کنید که این کار را تا حد ممکن قابل درک کند. Eryn Peters، رئیس انجمن کمپانی Toptal می‌گوید، هیچ گاه نیروی دورکاری را استخدام نکنید که از انجام کار خود متعجب شود. در واقع اهداف تیم باید برای اعضای دورکار کاملا روشن، واضح و هدفمند باشد.
۷. به افراد زمینه‌سازی ارتباطات را آموزش دهید
وقتی در حال برقراری ارتباط به صورت دیجیتال هستید، هیچ وقت کاملاً نمی‌دانید شخص مقابل در آن لحظه چه کاری انجام می‌دهد. یک شخص ممکن است در پاسخ به سؤال شما فقط پاسخ دهد «بله» و به دلیل نداشتن وقت کافی پاسخ را برای شما به دقت شرح ندهد.
به همین خاطر است که تیم‌های دورکار باید ارتباط زیادی با هم داشته باشند تا درک بهتری از شرایط یکدیگر پیدا کنند. به علاوه ایمنی روانشناختی نیز امری بسیار مهم است. بسیاری از افراد طبق عادت در هنگام پاسخ و مورد درخواست قرار گرفتن جواب بله می‌دهند. اما گفتن این بله برای آنها آن هم در هنگام سردرگمی، پریشانی یا حتی در مواقع مورد توهین قرار گرفتن، برای آنها بسیار سخت است. باید به این موضوع واقف بود که رنجش خاطر به مرور زمان و در اثر عدم پاسخگویی به موضوعات اساسی ایجاد خواهد شد. زمانی که ارتباطات مجازی از کنترل خارج می شوند می‌توانند باعث ایجاد سوء تفاهم شده و احساسات اعضا را جریحه‌دار کنند.
برقراری ارتباط در یک محیط کار سنتی دشوار است، اما وقتی کارمندان در مکان‌ها و محدوده‌های زمانی مختلفی کار می‌کنند، کار کردن حتی سخت‌تر و چالش‌برانگیزتر است. Rudi Ramin موسس شرکت Grow می‌گوید: در یک تیم مجازی ، شما قادر نیستید به طور غیرکلامی و به همان شکلی که وقتی با یک شخص به صورت حضوری ارتباط برقرار می‌کنید، ارتباط داشته باشد. اما ارتباطات برای یک تیم دورکار حداقل به اندازه سایر تیمها اهمیت دارد. Grow می‌تواند ابزارهای مورد نیاز خود را برای ارتقاء ارتباط خود و تطبیق آن با یک تیم دورکار در اختیار اعضا قرار دهد.
Grow یک پلتفرم دیجیتالی است که تیمها را به صورت مستقر یا از راه دور توانمند کرده و از پیشرفت رهبری پشتیبانی می‌کند.
برای اطلاعات بیشتر روی لینک زیر کلیک کنید. همچنین می‌توانید برای به روزرسانی و بینش در مورد تیمها، رهبری و توسعه شخصی، ما را در لینکدین دنبال کنید.
مترجم: محمدرضا عباسی
کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.