مجله کسب و کار
تکنیک‌های ساده مدیریت زمان برای کسانی که از راه دور کار می‌کنند
بهمن
مدیریت از خانه، فرصت های بسیار خوبی را هم برای بهره وری بیشتر و هم برای حواس پرتی و پریشانی ایجاد می‌کند. هنگامی که شما در بهترین حالت بازدهی خود هستید، احتمالا متوجه این موضوع شده‌اید که برای کار چقدر نیرو صرف کرده‌اید و زمان چگونه گذشته است. اینکه شما در خانه دورکاری می‌کنید، مطمئنا باعث می‌شود که توجهتان به مسائل دیگری نیز جلب شود. در منزل کارهای شخصی و موارد دیگری هستند که باعث پریشانی و بازدهی کمتر شما می‌شوند. به علاوه، از آنجا که محیط منزل یک محیط کاری و رسمی نیست بر تمرکز شما تاثیر بسزایی دارد، شما نیاز به این دارید که دریابید در منزل چظور همچون یک اداره کار کرده و تمرکز خود را افزایش دهید.
با این حال، هر وقت احساس پریشانی می‌کنید، دورکاری و کار کردن از خانه می تواند به کیفیت و کمیت کار شما آسیب برساند. مهم نیست که شما در کجا در حال دورکاری هستید، در این مقاله ۹ نکته و راهنمایی ساده، برای مدیریت زمان در دورکاری وجود دارد که به شما کمک می کند از روز کاری خود نهایت استفاده را ببرید.
۱.کارهای خود در یک لیست اولویت بندی کرده و طبق آنها کار خود را شروع کنید
لیست کارهای شما می تواند به کل روز کاری شما نظم داده و آن را زمانبندی کند. شب ها کارهای خود را لیست کرده و فردای آنروز در طول روز کاری خود آنها را پیگیری کنید. همه چیز را اعم از یک پروژه بزرگ تا خرید مواد غذایی خود در زمان ناهار را در این لیست آورده و همچنین مدت زمانی را که فکر می کنید انجام هر یک از این کارها نیاز دارند در لیست خود بنویسید. تمامی این موارد را بررسی کرده و آنها را بعد از اتمام از لیست خود خط بزنید.
۲. از انجام چندین کار همزمان بایکدیگر خودداری کنید
ممکن است فکر کنید که انجام چندکار باهم باعث صرفه جویی در وقت شما می شود، اما مغز شما هر زمان که سراغ کار دیگری میروید، حداقل ۱۵ دقیقه زمان نیاز دارد تا بتواند دوباره تمرکز کند. همانطور که در حال انجام دو یا چندکار با هم هستید، ذهن شما باید به طور مداوم تمرکز خود را تغییر دهد و این می تواند به بهره وری شما آسیب برساند. سعی کنید در یک زمان روی یک کار متمرکز شوید و فقط هنگام اتمام کار، تمرکز خود را تغییر داده و به فعالیت دیگری بپردازید. در این حالت کمتر پریشان شده و حتی ممکن است کارها سریعتر از وقتی که سعی می‌کنید همزمان آنها را انجام دهید تمام شوند.
۳. از وظایف و کارهای شخصی فاصله بگیرید
این مورد یکی از اساسی ترین مواردی است که روی بازدهی کار شما اثرات منفی دارد. به عنوان مثال، شستن چند ظرف سریع به نظر می رسد، اما بعد از آن شما نیز ممکن از بخواهید کارهایی نظیر گذاشتن لباس ها در خشکشویی، پرداخت صورتحساب و بیرون آوردن سگ خود را نیز انجام دهید. شما این مدل کارها را در یک دفترکار یا اداره انجام نمی دهید، بنابراین باید در منزل به همان روشی کار کنید که در یک اداره کار می‌کنید. اگر در حین کار، به کارهای شخصی خود خیلی توجه دارید، آنها را در لیست کاری خود کنار کارهای دیگر برای زمان‌های استراحت یا غیر کاری خود نوشته و به محض انجام و اتمام روز کاری خود به آن ها بپردازید.
۴. در حین کار وب گردی نکنید
امروزه بسیاری از مشاغل، حتی گاهی وقتها در تمام شیفت کاری شما نیاز به استفاده از اینترنت دارند.اما اینترنت همچنین می تواند به یک سیاه چاله تبدیل شود و شما را در خود کشیده و غرق کند. بدیهی است اگر شما شروع به جستجو در رسانه های اجتماعی کنید، وب گردی باعث اتلاف وقت زیادی می‌شود. برای مدیریت زمان از خانه، تلفن خود را خاموش کنید، این کمک می‌کند در طول روز وسوسه نشوید که مدام آن را چک کنید و در صورت احساس نیاز بعد از بررسی اخبار یا وضعیت هوا و…، رایانه ی خود را کنار گذاشته و کمی استراحت کنید.
۵. از متد انجام کارها استفاده کنید
روش تسهیل در انجام کارها FacileThings Getting Things Done (GTD) روشی عالی برای مدیریت مستقیم بهره وری مولفه های شخصی شماست. این روش دارای پنج مرحله است که منجر به بهره وری عاری از استرس می شود: کنترل هر آنچه را که توجه شما را به خود جلب می کند در دست بگیرید، هر چیزی که با آن سر و کار دارید را با صراحت بیان کرده و مشخص کنید که چه کارهایی با آن انجام می دهید، نتایج را سازماندهی کنید، سیستم و روش های کاری را مرور کنید و همیشه کار درست را انجام دهید.
۶. مشخص کنید چه زمانی بازدهی بیشتری دارید
شما فردی هستید که صبح ها بهتر کار می‌کنید یا شب ها؟ هنگامی که احساس شادابی می کنید تقویت بازدهی شما بیشتر است. برای مثال، اگر عاشق صبح های ساکت و آرام هستید و در تنهایی احساس تمرکز بیشتری می‌کنید، سعی کنید به محض شروع روز، روی موارد چالش برانگیزتری کار کنید. اکثر ما بعد از خوردن ناهار و ساعت های بعد از ظهر احساس خستگی می‌کنیم، بنابراین این زمان ها برای جواب دادن به ایمیل ها یا برقراری تماس های تلفنی درنظر بگیرید.
۷. زمانی را برای استراحت و ناهار تعیین کنید
خوردن ناهار و غذا در میز کار در طی یک روز پر مشغله آسان است، اما این عمل در ساعات کاری می تواند کم کم به یک عادت زیان آور تبدیل شود. درعوض، سعی کنید کامپیوتر خود را کنار گذاشته، یک زمان استراحت واقعی برای ناهار خوردن در نظر گرفته و از استفاده وسایل الکترونیکی اجتناب کنید. از این زمان، برای پیاده روی در خارج از محیط کار، مدیتیشن یا کارهای متفرغه استفاده کنید. این فرصتی است تا شما دوباره سرحال شده و برای شروع قسمت بعدی روز کاری خود آماده شوید.
۸. برای شروع کار خود، وانمود کنید که می خواهید به دفتر کار بروید
یکی از قوانین ناگفته کار در خانه این است که می توانید با پوشیدن PJs ها( لباس های رسمی سر کار خود) درخانه، از محیط خانه به نوعی فاصله گرفته و احساس بودن و کار کردن در دفتر کار را داشته باشید. به هر حال، همین از خواب بیدار شدن و وارد روند روتین روزانه شدن، انگاری که دارید به اداره میروید، خود تفاوت زیادی در بهره وری شما ایجاد می کند. زنگ آلارم خود را تنظیم کنید، یک فنجان قهوه میل کنید و همان لباس هایی را که در اداره به تن داشتید بپوشید. این به مغز شما می گوید که زمان کار است و به شما کمک می کند تا در ذهنیتی پربازده قرار گیرید.
۹. یک فضای کاری اختصاصی ایجاد کنید
شما نمی توانید تختخواب خود را به دفتر کار خود منتقل کنید، بنابراین وقتی خانه هستید نباید در آنجا کار کنید. پس برای مدیریت زمان در دورکاری، محل خاصی را در خانه خود در نظر گرفته که برای کار کردن تعیین شده باشد. این محل می‌تواند یک میز معمولی، یک میز تحریر یا حتی فضای باز یک بالکن یا حیاط باشد. هنگام کار کردن، در اتاق خواب یا روی کاناپه خود که مکان‌هایی برای استراحت و گذران اوقات فراغت است، نباشید.
۱۰. شروع به بالا بردن بازدهی خود کنید
بازدهی با طرز تفکر صحیح شروع می شود. به خود متعهد شوید که لیست کارهای خود را تمام کنید یا مثلا در حین کار از تلفن همراه خود استفاده نکنید. به زودی خود و کارفرمای شما، متوجه تفاوت بزرگی خواهید شد.
در دوره «مدیریت ازخانه» با تدریس سرکار خانم دکتر سارا رئیسی، با مدیریت زمان و چالش‌های مدیران در دورکاری بیشتر آشنا شوید.
کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.