چگونه در یک تیم دورکار همکاری مؤثری داشته باشیم؟

برقراری ارتباط از راه دور همیشه هم آسان نیست. مطمئنا چالش هایی را همراه خود دارد که در ادامه به مثال هایی از آنها پرداخته شده و شما میتوانید ببینید که آیا خودتان را در این مثال ها تصدیق میکنید یا خیر.

به عنوان مثال،ساعت ۱۰ شب، وکیل یک شرکت، آن هم نه برای اولین بار، از یک همکار متنی دریافت می کند و از این امر تعجب می کند که آیا پروتکلی در مورد متون مربوط به کار پس از یک ساعت مشخص وجود دارد یا خیر.

یا بعد از یک شام طولانی با مشتری، یک مدیر تبلیغات ایمیلی را از رئیس خود باز می کند که به او یاآوری شده است که هزینه های خود را به موقع ارسال کند. این کار باعث میشود او از این سختگیری و مدیریت جزء نگر آزرده خاطر شده و بلافاصله با افکار بدون سانسور پاسخ مدیدیت را دهد و واکنش صحیحی در پاسخ و رفتار خود نداشته باشد.
در تماس کنفرانس هفتگی تیم، وقتی یک عضو تیم دورکار در مورد اینکه آیا همکارش هنگامی که او پاسخ به یک سوال را به تأخیر انداخته واقعاً روی حالت میوت(بی صدا) است یا اینکه فقط توجهی نمی کند و از این موضوع دارد به عنوان بهانه ای استفاده میکند، سرخورده میشود.

هنگامی که در یک تماس کنفرانس، این امکان وجود دارد که با یک دکمه ی mute (بیصدا کردن) تنظیمات تلفن تغییر کند، به راحتی می توان گفت که در این حین ما لحظات دشواری را داریم پشت سر میگذاریم. عصر دیجیتالی انقلابی را در ارتباطات ایجاد کرده است که میتوان گفت معادل اختراع دستگاه چاپ و چاپخانه در عصر خودش است. نحوه صحبت ما اغلب در نقاط گلوله تغییر پذیر است. و این روی چیزی که می شنویم تأثیر گذار است. در نتیجه تراکم و درهم آمیختگی اطلاعاتی که به دست ما می رسد منجر به سوء تفاهم ها و سردرگمی های مکرر می شود.

کسانی که در تیم های دورکاری کار می کنند به طور مداوم با چالش های ذکر شده روبرو میشوند. براساس تخمین های اخیر وسسه گالوپ (Gallup ) و اداره ی آمار کار(Bureau of Labor Statistics )، ۲۲ درصد از آمریکایی ها از خانه شان کار می کنند، این در حالی است که تقریبا ۵۰ درصد از آنها درگیر کار تیمی از راه دور یا مجازی هستند. این تغییرات و ابتکار عمل های مداوم، طیف جدیدی از رفتارها و مهارتها را می طلبد.

سوالات دیگری که در این بحث مطرح هستند شامل سوالاتی نظیر اینکه چرا تیم های دورکار مهارت های همکاری جدید را طلب می کنند؟ یا اینکه چه چیزی از متن ها، ایمیل ها، تماس های کنفرانس و سایر ارتباطات دیجیتال ما در حال جا انداختن و نادیده گرفته شدن است؟. پاسخ این است: زبان بدن. زبان بدن (Body language) یکی از مهم ترین پارامترهای ارتباطات چه از راه دور و چه حضوری است. حتی هنگامی که در کنار هم قرار گرفته ایم، ممکن است لحن متن یا رسمی بودن یک ایمیل باعث ایجاد فرضیات و برداشت های شخصی مختلف شده و آن را اشتباه تفسیر کنیم، تا جایی که حتی این امکان وجود دارد که نزدیکترین دوستان ما دچار سردرگمی شوند. بدین صورت که این تفسیرهای نادرست باعث ایجاد تشویش شده که می تواند برای ما گران تمام شود و بر روحیه، تعامل، بهره وری و نوآوری تأثیر بگذارد.

ارتباط از راه دور می تواند باعث اختلال شیوه ی عادی مکالمات شود. تأخیر بین پیامهای ما اغلب می تواند باعث به تعویق انداختن یا مخفی کردن واکنش های عاطفی خود نسبت به اظهارنظراتمان شود. تا به حال چند بار ایمیلی را نوشته اید و بلافاصله پس از زدن دکمه ی ارسال، احساس نگرانی در مورد چگونگی ارسال آن داشته اید؟ آیا رئیس شما ممکن است ایمیل آخر شب شما را دیده باشد و آن را یک مزاحمت برای زمان خصوصی خود تلقی کند و در نظر او فردی بی مبالات جلوه کنید؟ آیا اگر این چنین می بود او این موضوع را با شما درمیان می گذاشت؟، در حالی که ممکن است ما به این نوع تعاملهای ناهمگام عادت کرده باشیم، اما آنها هنوز هم می توانند با قوانین عادی ما برای تعاملات اجتماعی مغایرت داشته باشند. در این مواقع در صورت عدم پاسخ فوری، می توانیم پریشان شویم، خودمان را قضاوت کرده و یا حتی ناامید شویم.

برای انجام هرچه بهتر کارها در بالاترین سطح، تیم های دورکار باید روش های جدید و بهتری را برای انجام فعالیت هایشان پیدا کنند.

ابتدا باید در نظر گرفت که در همکاری از راه دور سه نوع فاصله ی فیزیکی (مکان و زمان)، عملیاتی (اندازه تیم، پهنای باند و سطح مهارت) و وابستگی (ارزش ها ، اعتماد و وابستگی متقابل) وجود دارد. بهترین روش برای هدایت عملکرد تیم برای مدیران، تمرکز بر کاهش فاصله ی پیوستگی است. سعی کنید ارتباط از راه دور را به مکالمات ویدیویی منظم، که ابزار بسیار بهتری برای برقراری ارتباط و ایجاد همدلی نسبت به ایمیل یا تماس صوتی است تبدیل کنید. به علاوه ایجاد قوانین تیم سازی مجازی که به افراد این فرصت را می دهد که به طور منظم در تعامل باشند و مهارت های همکاری خود را در عمل تجربه کنند در این امر بسیار مفید هستند.

هنگامی که تیم های از راه دور به خوبی ارتباط برقرار کرده و از نقاط قوت خود بهره میبرند، در واقع می توانند برتری خود را نسبت به تیمهای دیگر افزایش دهند. بدین منظور، در ادامه به شرح برخی از بهترین روشها برای کارفرماها پرداخته شده است.

ارتباطات خلاصه و ارتباطات شفاف را بایکدیگر ترکیب نکرده و به صورت جداگانه به آنها بپردازید:
ما در کوششمان برای موثر بودن حین کار، گاهی اوقات از واژه های کمتری برای ارتباط استفاده می کنیم. اما چنین کمبودی می تواند به معنای این باشد که بقیه ی تیم وقت خود را در تلاش تفسیر پیام های شما تلف می کنند و این به هر حال باعث سوتفسیر پیام های شما میشود. هرگز نپندارید که دیگران اشاره ها و مسائلی که شما به صورت مختصر درآورده یا از آنها رد شده اید را متوجه شده و می فهمند. با صرف نظر از اعتدالگرایی، همه چیز را به صورت کامل و شفاف بیان کرده و به آنها پرداخته و همچنین زمان خود را صرف برقراری ارتباطی کاملا صریح و شفاف کنید. قطعا شما هرگز نمی توانید خیلی شفاف باشید، اما این خیلی آسان است که در ارتباطات خود کمتر از آنچه که باید، شفاف باشید.

تیم خود را با پیام های مداوم بمباران نکنید:
آیا پیگیری یک کار از طریق ایمیل، متن و تلفن انجام می شود؟ آیا تمایل دارید از افراد سؤال کنید که آیا پیام اخیر شما را دریافت کرده اند؟ استفاده ی اشتباه از این نقاط دسترسی می تواند شکلی از تسلط دیجیتالی، آزار و اذیت بی امان و ناراحت کننده باشد. حد وسطی که در نطر میگیرید در زمان دریافت پاسخ، مطالبات متفاوتی را ایجاد می کند. استفاده از همه ی آنها برای همان پیام های مشابه بی فایده و همچنین آزار دهنده است. ظرفیت و نوع استفاده از پیام ها و ابزارهای دیجیتالی خود را عاقلانه انتخاب کنید.

قائده و هنجارهای ارتباطی ای را ایجاد کنید:
تیم های دورکاری باید هنجارهای جدیدی را ایجاد کنند تا شفافیت های لازم را در برقراری ارتباطات به وجود آورند. شرکت هایی مانند Merck برای ارتباطات دیجیتالی خود اصطلاعاتی نظیر «چهار ساعت پاسخگویی Four Hour Response (4HR)» و « نیازی به پاسخگویی نیست No Need to Respond (NNTR) » به وجود آورده اند که مفید فایده بوده و قابلیت پیش بینی و اطمینان را در مکالمات مجازی فراهم میکنند. همچنین تیم های منحصر به فرد و شخصی می توانند هنجارهای مختص به خود را ایجاد کنند. به عنوان مثال، میتوانند از گروه های Slack ، Google Docs یا Whatsapp استفاده نکنند. به علاوه این هنجارها می توانند در مواردی مانند زمان ترجیهی پاسخ دهی افراد، سبک نوشتن و لحن آنها، در سطح فردی بین آنها وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، برخی از افراد پیام های کوتاه و سریع را ترجیح می دهند ، در حالی که برخی دیگر پاسخ های طولانی و مفصل را ترجیح می دهند. افراد همچنین در اولویت ها و بردباری خود، نسبت به شوخ طبعی و غیررسمی بودن متمایز هستند.

در حالی که ما اغلب تمایل داریم که قابلیت پیش بینی یک انسان را به عنوان یک نقطه ضعف در نظر گرفته و ملاحضه ی آن را بکنیم، با این حال ویژگی های کمی در محل کار به خصوص در همکاری های مجازی مورد توجه قرار می گیرند. همه ی ما خصوصیات منحصر به فرد خود را داریم، اما رفتارهای پیوسته ما به دیگران کمک می کند تا کاری را که ما انجام میدهیم پیش بینی کرده و به نوبه خود به آنها کمک میکند تا ما را درک کنند و در این صورت است که همه ما از فهمیده شدن بهره میبریم. شما با ایجاد یک آداب و رسوم معاشرت شخصی شفاف و با متعهد بودن به اجرای آن به طور مداوم، می توانید این کار را برای دیگران راحت تر کنید.

فرصتهای پنهان در ارتباطات کتبی را با دقت مشاهده کنید:
قرار گرفتن در پشت پرده می تواند فرصتهای جدیدی را برای برخی از اعضای تیم ایجاد کند و باعث شود فضایی برای افرادی که ممک است کمتر تمایل به صحبت در گروه داشته باشند ایجاد شود. در وهله ی اول، ارتباطات مبتنی بر متن، دارای اهمیت کمتری نسبت به مهارتهای بین فردی و ویژگی های بصری بوده و روشی مؤثر را برای به اشتراک گذاشتن انرژی و تصمیم گیری ارائه میدهد. تحقیقات نشان می دهد که افراد درونگرا تمایل کمتری به تعاملات آنلاین داشته و نسبت به تعاملات آفلاین، کمتر احساساتشان را بروز میدهند و تعاملات انلاین برایشان سخت تر است. به هر حال، شما باید مراقب تعصبات، تمایلات و چهارچوب های ناخودآگاه مجازی خود باشید، جاهایی که ممکن است نگارش، گرامر و انتخاب کلمه، نگرش مغرضانه ای را نسبت به گروههای خاصی نشان دهد.

و همچنین عدم وجود زبان بدن، لزوماً به معنای این نیست که وقتی از راه دور ارتباط برقرار می کنیم، چیزی بیش از آنچه را که قصد داریم ارائه دهیم، ارائه نداده و از کیفیت و کمیت کار بکاهیم. هنوز هم در ارتباطات مجازی کمبود های زیادی وجود دارد که در محیط های دیجیتال اتفاق می افتد، و فقط با خواندن و توجه با دقت به متون رفع میشوند. به عنوان مثال، استفاده از علامت تعجب یا یک ایموجی منفی یا عصبانی پس از ارجاع دادن آن به جنسیت، ملیت یا مذهب یک شخص، به همان اندازه نشانگر یک چهره ی منزجر و عدم پذیرش آن موضوع پیش آمده است.

ایجاد فضایی به صورت خودجوش برای جشن گرفتن:
تدارک کیک های تولد همانند قدیم در مدارس، هنوز هم برای تیم های دورکار مهم است. یجاد فضاها و تشریفات مجازی برای جشن ها و معاشرت می تواند روابط را تقویت کرده و زمینه ساز همکاری های آینده شود. روش هایی را برای هرچه کوتاه تر کردن فاصله های وابستگی پیدا کنید. یک کمپانی ای که ما قبلا با آنها کار کردیم، برای استعدادی های جدید شرکتشان و هر کارمندی که شش ماه در آنجا کار میکرده است، جشن گرفته و از او تجلیل میکردند. همچنین شما هم می توانید روش منحصر به فرد خود را به منظور ایجاد فضاهای تیمی برای ارتباطات اجتماعی پیدا کنید. مهم این است که روش های مطلوبی را بدین منظور به وجود آورده و در انجام آن بکوشید. انجام این کار و تداوم آن مهم تر از چگونگی و روش انجام آن است.

هرچه بیشتر و بیشتر تعامل های دیجیتالی بین ما و اعضای تیم وجود داشته باشد، ما همچنان شکل های جدیدی از سوء ارتباطات و سوء تفاهم ها را تجربه کرده و در رفع آن توانا تر خواهیم بود. مهم است بدانیم که راه‌حل ها فقط از فناوریهای جدید حاصل نخواهند شد. (هرچند، بدون شک توسعه دهندگان تلاش خواهند کرد تا از این شکاف عبور کنند). در عوض، راه حل های موجود در درک قوانین جدید بازخوردها با اعضای تیم و ساخت یک مجموعه ای از مهارت های ارتباطی، که منعکس کننده ی مطالبات عصر دیجیتال محور ما باشد خواهند بود.

مترجم: محمدرضا عباسی

کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.