عبور از چالش مدیریت زمان در تیم های دورکار و مجازی

طی یک دهه گذشته، رویه کار ما به طور قابل توجهی تغییر پیدا کرده است. با افزایش پوشش جهانی اینترنت و افزایش سرعت آن، بسیاری از کارفرمایان تصمیم گرفته اند تیم های دورکاری بسازند و نیروهایی را به استخدام درآورند که از لحاظ جغرافیایی نیازی به وابستگی حضوری آن ها به دفتر مرکزی شرکت و کارشان نباشد. تیم‌های مجازی برای پیشبرد اهداف و مدیریت دورکاری با چالشهای بسیاری مواجه خواهند بود که مدیریت زمان یکی از آنهاست.

نیروی های دورکار یا به اصطلاح فریلنسرها (freelancers) در طی سالهای گذشته رشد چشمگیری داشته و تنها در ایالات متحده آمریکا، در سال ۲۰۱۷ تعداد ۵۷.۳ میلیون نفر به عنوان نیروی کار فریلنسر کار می کردند. تعداد نیروهای دورکار تمام وقت نیز رو به افزایش است به طوری که بسیاری از مدیران انتظار دارند طی یک دهه ی آینده ۳۸ درصد از کارکنان تمام وقت خود از راه دور کار کنند.

از طریق این اعداد و پیش بینی ها، به طور واضح می توانیم دریابیم که حداقل برای برخی از انواع مشاغل و سازمان های مدرن تر، مزایای قابل ملاحظه ای در به خدمت گرفتن نیروهای دورکار و ایجاد تیم های مجازی وجود دارد.

اما اگر بخواهیم شاهد استفاده گسترده تری از این نوع رویکرد در مدیریت تیم و شرکت باشیم، نیاز است راه حل هایی را برای رفع برخی از موانع و چالش های ناشی از آن بیابیم. یکی از این چالش ها مدیریت زمان است. در اینجا چهار گام ساده وجود دارد که یک رهبر تیم مجازی از راه دور می تواند انجام دهد، این موارد میتوانند به هدایت بهتر مدیریت زمان در تیم های از راه دور منجر شوند:

۱. پروژه های کاری را بطور موثر تنظیم کنید
۲. همه چیز را طبق جدولی زمانبندی کنید
۳. بازخوردهای درست و به موقعی بدهید
۴. صرفا جلساتی که مهمتر هستند را برگزار کنید

اگر علاقه مندید هر یک از این مراحل را با با جزییات بیشتری بررسی کنید، لطفاً با دقت ادامه مطلب را مطالعه کنید.

پروژه های کاری را به طور منظم تنظیم کنید
هر پروژه ای برای موفقیت نیاز به برقراری پایه های مستحکمی دارد، حال می‌خواهد این پروژه توسط یک تیم داخلی یا یک تیم از راه دور انجام شده باشد. در ادامه برخی از این موارد آورده شده است.
. اهداف پروژه باید برای همه مشخص باشد
. محول کردن کارها باید با دقت برنامه ریزی شود
. همه ی اسناد و ابزارهای مهم باید مهیا باشند
. برای کارها باید جدول زمانی معین شود

همه باید جزییات خلاصه ای از اهداف تعیین شده و آنچه که از آنها برای انجام این اهداف انتظار میرود دریافت کنند.
وقتی پروژه ها به این روش سازماندهی میکنیم، ممکن است با پرداختن به سؤالات بعدی احتمالی و مبهم، وقت خود را از دست بدهیم. به عنوان مثال، استفاده از روش SMART راه خوبی برای روشن تر شدن پروژه ها و اهداف، برای اعضای یک تیم دورکار است.

SMART مخفف موارد زیر بوده و بر اساس آنها دسته بندی میشود:
. شفافیت: (specific) آنچه را که می خواهید انجام دهید به روشنی مشخص کنید
. سنجش پذیری: (measurable) اهداف و نقاط عطف را برای دنبال کردن پیشرفت تیم معین کنید
. قابل لمس بودن: (attainable) اهداف تعیین شده باید واقع بینانه و قابل کنترل باشند
. تطابق: (relevant) هدف باید متناسب با مدل کسب و کار شما باشد
. مبتنی بر زمان: (time-based) برای پروژه، یک دوره زمانی خاص تعیین شود

همه چیز را در جدولی زمانبندی کنید
هنگام رهبری کارکنان تیم از راه دور، یکی از شایع ترین مشکلات، پیگیری میزان زمان صرف شده برای کارهای خاص است. اگر مدیریت زمان ضعیفی داشته باشید، این احتمال وجود دارد که موانعی در فرآیند کار اتفاق افتاده و کل پروژه به تأخیر بیفتد.

نکته مهم دیگر در مورد پیگیری زمان، تعیین جبران میزان زمان کافی، برای کلیه کارمندان است. این بیشتر در مورد کارکنان دورکار نیمه وقت یا همان فریلنسرها است، اما برای ارزیابی کارکنان تمام وقت از راه دور نیز مهم است. به علاوه اینکه این مورد فقط مربوط به ارزیابی و سنجش افراد نیست، بلکه همچنین درباره آگاهی دائمی از پیشرفت اعضای تیم است.
شما می توانید به راحتی، با استفاده از نرم افزار مدیریت زمان خوب(good time management software) به همه اینها برسید. بدین ترتیب، در صورت لزوم می توانید به راحتی کل فرایند یا کارهای خاص را ساده سازی کرده و از مشکلات احتمالی مدیریت زمان جلوگیری کنید.

همچنین پیگیری زمان کار توسط کارکنان، باعث میشود آنها بازدهی بیشتری داشته باشند، زیرا این بینش را در مورد آنچه باید در مدت زمان معین انجام شود به آنها داده و فعالیت هایی را که بیشترین وقت در آنها صرف می شود را به آنها نشان می دهد.

بازخوردهای درست و به موقع بدهید
ارتباطات بین تیمی شفاف و صمیمی در هنگام کار در یک تیم از راه دور از اهمیت بالایی برخوردار بوده و بازخورد خوب یکی از ابزارهای مؤثر در آن است. رهبران تیم که در مدیریت زمان مهارت دارند میدانند که بازخورد خوب می تواند عملکرد کارکنان را بهبود بخشیده و در صورت نیاز به هدایت افراد در جهت صحیح یا ایجاد انگیزه در آنها که امری بسیار مهم است بپردازند.
وقتی بازخورد مناسب داده می شود، پروژه ها هموارتر عمل کرده، مهلت های داده شده برای انجام کارها بیشتر مورد احترام واقع شده و خطاها سریعتر برطرف می شوند. یکی دیگر از مزایای بازخورد خوب، یادگیری از اشتباهات شخص است، که این مورد میتواند باعث شود او در آینده موقعیت های مشابه را کمتر تکرار کند.
دریافت بازخورد منظم، خاص و به موقع، می تواند به فرد در درک هرچه بهتر موارد زیر کمک کند. دریافت بازخورد در مواقعی نظیر:

. موفقیت یا عدم موفقیت در وظایف و اهداف.
. وقتی قرار است آنها به آن وظایف و اهداف دست یابند.
. آنچه آنها به خوبی انجام می دهند و آنچه که نیاز به پیشرفت دارد.
. چگونگی تاثیر آنها بر دیگران در تیم.
. خطاها و راه های مقابله با آنها.

صرفا جلساتی را برگزار کنید که مهمتر هستند 
آیا می دانستید به طور متوسط کارکنان هر ماه در حدود ۶۰ جلسه شرکت می کند؟ برخی پیش بینی ها می گویند ۶۳٪ جلسات موضوع مورد بحث یا برنامه ی خاصی ندارند و ۴۵٪ جلسات هم جلساتی نظیر اطلاع رسانی اندکی به کارکنان بوده و بدون اهمیت هستند. به گفته کارمندان، ۴/۳۳ درصد از زمان صرف شده در جلسات بیهوده بوده و بازدهی ای ندارند.
اجتناب از جلساتی که برای موفقیت پروژه مهم نیست، راهی مناسب برای صرفه جویی در وقت و جلوگیری از خستگی کارکنان شما در مدیریت دورکاری است. دلیل این پیشامد، مشکل دیگری است که در جلسات مجازی وجود دارد. اینکه ممکن است یک یا چند نیروی شما که در مناطق مختلف زمانی زندگی می کنند و این امر می تواند در وهله اول به مشکلاتی در برگزاری این جلسات منجر شود.
برای تصمیم گیری در مورد جلسه ای که شما برنامه ریزی می کنید به اندازه کافی مهم است که مراحل زیر را طی کنید:
. مطمئن شوید که هدف مشخصی دارید
. تعیین کنید که آیا واقعاً به یک منبع مادی خارجی برای پیشرفت در این موضوع خاص نیاز دارید یا خیر
. این مسئله را درنظر بگیرید که آیا این بهترین زمان برای برگزاری جلسه است یا خیر
. از خود بپرسید، در صورت عدم برگزاری جلسه، عواقب آن چه خواهد بود

نتیجه گیری
رهبری کارکنان تمام وقت یا نیمه وقت یک تیم دورکار، مملو از چالش هایی است که می تواند مهارت های مدیریت زمان رهبر تیم را تحت فشار قرار دهد. پیروی از این چهار توصیه ای که بدان ها پرداخته شد، میتواند تأثیر مثبتی در زمان لازم برای شما و تیم شما داشته باشد تا بتوانید هر وظیفه ی محول شده و پروژه ای را با موفقیت به پایان برسانید.

برای کسب مهارت بیشتر در مدیریت تیم دورکار و مدیریت دورکاری در دوره «مدیریت از خانه» با  تدریس سرکار خانم دکتر سارا رئیسی شرکت کنید.

منبع: dzone

کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.