چرا تمرکز بر اعتماد سازی در تیم های دورکار اهمیت دارد؟

 نکات کلیدی مقاله:

1. برای اینکه تیم مجازی بتواند بهترین عملکرد را داشته باشد ،باید نقشی را که اعتماد بین هم تیمی ها بازی می کند ،در نظر بگیرید.
2. مستندسازی تعاملات در زمینه کارهای مجازی بسیارآسان است و میتواندبه چالش های کار تیمی مجازی ، به ویژه به اعتماد سازی بین اعضا ، کمک کند.
3. اگر بتوانید روابط قابل اعتماد بین هم تیمی ها ایجاد کنید ، ممکن است نگرش های مثبت تر تیم مجازی به کار ، تبادل اطلاعات را موثر و عملکرد کار تیمی را بیشتر تسهیل کنید.

آیا تجربه کار در تیم‌های دورکار را داشته‌اید؟

امروزه دورکاری به مدلی رایج از کارمندی تبدیل شده است. رواج و موفقیت ابزارهای ارتباط آنلاین مانند Google Hangouts، Google Drive و اخیرا Slack به خوبی نشان‌دهنده این امر است. استفاده از این ابزارها، حضور در فضای آنلاین را برای کاربران تسهیل می‌کنند و برای مثال نیاز به ارسال ایمیل را کاهش می‌دهند. همچنین با استفاده از این ابزارها خواهید توانست اطلاعات را به طور مداوم در بین اعضا مبادله کنید، بدون اینکه نیاز به ارسال پیام یا حتی برقراری تماس تلفنی داشته باشید.

 مجازی سازی یا دورکاری و کار تیمی :  

بروئر، هافمایر و هرتل در سال ۲۰۱۶، متاآنالیزی از نتیجه ۵۲ مطالعه را انجام دادند که به بررسی نقش عنصر اعتماد در تیم‌های دورکار یا مجازی پرداخته بودند. آنها نتایج ۱۸۵۰ تیم را جمع آوری کردند – داده‌هایی که از جمع‌آوری اطلاعات بیش از ۱۲۰۰۰ نفر به دست آمده بود.

 در این مطالعات از تیم‌های پروژه‌های دانشجویی و تیم‌های دورکار از طیف وسیعی از صنایع مختلف و بسیاری از شغل‌ها نظرخواهی شده بود. این متا آنالیز با هدف پاسخگویی به سه  سوال مشخص و روشن انجام شد:

۱-  آیا بین اعتماد سازی و اثربخشی عملکرد تیمهای مجازی ارتباط معناداری وجود دارد؟

 ۲- آیا اهمیت اعتماد سازی با مجازی شدن تیم ارتباط مستقیم دارد ؟ و افزایش می‌یابد ؟

۳- آیا اعتماد به تیم مجازی با مستند سازی تعاملات تیم کاهش می‌یابد؟‌

اعتمادسازی در تیم‌های مجازی به افراد کمک می‌کند تا به این باور برسند که رفتار اعضای تیم تحت تأثیر اقدامات، قضاوت‌ها و انتظارات دیگر اعضای تیم قرار می‌گیرد. در حالی که اعتمادسازی در کار تیمی امری دشوار است‌، ممکن است این تصور ایجاد شود که وقتی تیم‌ها مجازی می‌شوند اعتماد به یکدیگر در فضای مجازی سخت‌تر هم می‌شود. در واقع، کار در فضای ابری شرایط خاصی را طلب می‌کند.

تحقیقاتی که تاکنون انجام شده است رابطه معناداری بین اعتماد و اثربخشی عملکرد تیم در گروه‌های واقعی نشان داده است. متا‌ آنالیز حاضر نیز نشان می‌دهد که یک رابطه معنادار قوی و مثبت بین اعتماد و اثربخشی تیم مجازی، به ویژه در نگرش‌ افراد تیم و میزان تمایل افراد در به اشتراک گذاری دانش اعضای تیم با یکدیگر وجود دارد.

بنابراین اولین اقدام ضروری زمانی که تیم‌های مجازی تشکیل و شروع به فعالیت می‌کنند این است که بررسی شود که به چه میزان افراد تیم به یکدیگر اعتماد دارند. علاوه بر این محققان رابطه معناداری بین اعتماد بین اعضای تیم و عملکرد کلی تیم یافته‌اند، که به صورت ذهنی یا توسط اعضای تیم یا سرپرستان یا با شاخص‌های عینی قابل سنجش است.

پیگیری تعاملات برای حفظ اعتماد در تیم دورکار

آیا کار گروهی مجازی برای شما چالش برانگیز است؟  با این حال گفتنی است با چالش‌های مجازی، فرصت‌های خوبی هم ایجاد می‌شود. در حقیقت، کار در فضای ابری ( مجازی) به شما این امکان را می‌دهد که تمام اطلاعات مربوط به کار تیمی و گردش کار را در دست داشته باشید.  چون می‌توانید مستندات تعاملات شامل ایمیل‌های ذخیره شده، چت‌ها و سایر سوابق ارتباطات آنلاین را به طور کامل در دسترس داشته باشید. در حین کار در فضای مجازی، هر فایلی از ارتباطات ذخیره می‌شود. این امر کمک می‌کند که مشارکت همه اعضای تیم قابل مشاهده و دسترس باشد.

نکاتی برای تقویت اعتماد در تیم

در مجموع، هنگامی که اعضای تیم در بستر مجازی فعالیت می‌کنند، اعتماد اعضای تیم به یکدیگر با اثربخشی عملکرد کلی تیم ارتباط مستقیم و قوی دارد و چالش “مجازی شدن” فرصتی برای بهبود اثربخشی عملکرد تیم با ثبت و مستند سازی تعاملات پیش می‌آورد.

در ذیل این قسمت نکاتی برای کمک به تیم‌های مجازی در جهت اعتمادسازی و حفظ این اعتماد در طول زمان آمده است:

• شناخت یکدیگر

  هنگام تشکیل تیم‌های جدید، فعالیت‌های اجتماعی را برای ایجاد روابط عاطفی بین اعضا تشویق کنید (مدیران گروههای مجازی باید از عناصر عاطفی مانند دلواپسی نسبت به شرایط اعضا، خیرخواهی و روابط هیجانی با دیگر اعضا استفاده کنند). فرصت‌هایی را برای اعضای تیم ایجاد کنید تا هر از چندگاهی با یکدیگر ملاقات کرده و روابط دوستانه ایجاد کنند ( از طرفی مدیران گروه‌های مجازی باید با تشریح خط مشی‌ها و تصمیمات و دادن بازخورد دقیق به اعضای تیم و آگاه کردن آنها، ارتباطات را در گروههای مجازی تقویت کنند). همچنین به اعضای تیم امکان دهید ۲ دقیقه اول در تماس‌های آنلاین را در مورد زندگی و یامسائل شخصی که مایلند توضیح دهند و سپس به کار بپردازند.

• اعتماد به اعضای گروه

  کلارک و همکاران (۲۰۱۰) نشان می‌دهند که مردم بر اساس سه عامل به یکدیگر اعتماد می کنند: شایستگی، صداقت و خیرخواهی.

 در زیر اقدامات ساده‌ای که به تسهیل در انجام شدن سه مورد فوق کمک می‌کنند، بیان شده است:

o اعتماد به شایستگی: مهارت‌ها و تخصص هر یک از اعضا را در رابطه با نقطه قوت آنها، بولد سازید – در جلسات به افراد اجازه دهید کارهای خود را به دیگر اعضای تیم ارائه دهند، یعنی نتیجه کار خود و نحوه انجام  آن را توضیح دهند.

o اعتماد به صداقت: اعضای تیم به وعده‌هایی که می‌دهند عمل می‌کنند، ددلاین‌ها و مهلت‌ها را رعایت می‌کنند و از هنجارهای رفتاری که تیم بر سر آنها توافق کرده بود پیروی می‌کنند.

اما با ثبت و مستند سازی تعاملات، اعضای تیم می‌توانند به راحتی آنچه را که انجام شده است ( درچه زمان و توسط چه کسی) در هرزمان  که مایلند فرا بخوانند و به آنها مراجعه کنند.

o اعتماد به خیرخواهی: وقتی یک هم گروهی علاوه بر تعهداتش به تلاشی بیشتر از آنچه که به طور رسمی لازم است ،می‌پردازد – خیرخواه تلقی می شود – یاد بگیرید به یکدیگر کمک کنید!

• چه کسی می داند چه کاری و کی انجام شده است؟

برای جلوگیری از ابهام یا تعارض در وظایف ،لازم است که مدیر تیم داشبوردهایی ایجاد کند که مالکیت وظایف را به وضوح گزارش کند.  برای این منظور می‌توانید از دستور کارها، صورتجلسه جلسات، ویدئوها و/یا ضبط صوت بحث‌ها و رویدادهای مهم هم استفاده کنید.

• اعتماد به ماندن و ابقاء در گروه

  تعاملات مکرر و تبادل اطلاعات بین رهبران و اعضای تیم از اهمیت زیادی برخوردار است. کسانی که مسئولیت مدیریت یک تیم را بر عهده دارند، وقتی در تعاملات مکرر و آشکار با اعضای تیم قرار بگیرند به منزله شفاف‌سازی و  اعتمادسازی است و همین امر ابهام و اضطراب اعضا را کاهش می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا به تیم اعتماد کنند. بدین منظور در هر زمان و مکانی، مدیران تیم می‌توانند از داشبورد و ابزارهای کار از راه دور برای ارتباط مکرر و تبادل اطلاعات با دیگران استفاده کنند.