۷ راز ارتباط مؤثر در تیم های دورکار

 تیم های دورکار و به طور کلی دورکاری،آینده دنیای شغل و کسب و کار هستند. با توجه به آخرین به روزرسانی پیش بینی سازمان The Global Mobile Workforce، تخمین زده شده است که ۱.۸۷ میلیارد کارمند، بیش از ۴۰٪ از جمعیت در حال کار در جهان، تا سال ۲۰۲۲ متحرک یا سیار خواهند بود. بدین معنی که شغل تمامی این جمعیت گره خورده با اینترنت و دارای قابلیت تحرک و تغییرپذیری بوده و محدود به جا و مکان خاصی نخواهد بود. در کشورهای توسعه یافته مانند آمریکا، این آمار به زودی می تواند به ۷۵٪ ( بر اساس آمار شورای بین المللی داده (International Data Council “IDC”)) برسد.

این بدان معنی است که در آینده، نوع جدیدی از رهبری و رویکرد مدیریت لازم است. تیم های از راه دور، با چالش های ارتباطی منحصر به فردی همانند هماهنگی درمیان حوزه های زمانی و غلبه بر موانعی همچون مسائل زبانی و فرهنگی روبرو هستند. فاصله بین تیم ها همچنین باعث می شود که اعضای تیم به سختی احساس کنند که واقعا یک تیم هستند. در بدترین حالت، آنها فقط افراد غریبه ای هستند که طی یک رخدادی فقط در همان پروژه مشغول به کار هستند، با وجود تبادل پیام ها وارتباطاتی که وجود دارند اما از همکاری و همکوشی خلاقانه ای که می تواند کار را استثنایی کند و  از نظرعاطفی تحقق بخشد، غافل هستند.

در اینجا روش هایی وجود دارد که شرکت های حقیقی، پلی را برای شکاف موجود مجازی بین کارمندان از راه دور ایجاد کرده اند تا بتوانند حتی جدا از هم، خوب کار کنند و همکاری شان به شکل نزدیک به هم باشد.

 

  1. جلسات زنده منظم داشته باشید

اعتماد کردن به یک تیم مجازی کار بزرگی است. A.J. PARON WILDES، مدیر ملی معماری و طراحی کمپانی آلستل (Allsteel)، که طراحان آن در سراسر آمریکای شمالی پخش شده اند میگوید: اگر شما از طریق تلفن با اشخاصی در تعامل هستید، نمی توانید چهره های آنها را ببینید یا زبان بدن آنها را بخوانید.

به همین دلیل است که او  کنفرانس های ویدیویی منظم را برای اینکه اعضای تیم بتوانند یکدیگر را ببینند، یک نکته و آیتم مهم، برای تکمیل کردن ایمیل های سنتی و برنامه های پیام رسان به عنوان راه ارتباطی بین تیم ها درنظر گرفته است. تیم های مجازی اگر در ابتدا به صورت زنده جلسه ای نداشته باشند، کار آن ها مفید فایده نخواهد بود. جلسات زنده به شروع روابط خوب کمک می کنند و به مرور زمان آنها را پرورش داده و باعث رشد آنها خواهند شد.

 

  1. ایجاد فرصت هایی برای اعضای تیم برای ارتباطات انسانی

از آنجا که تیم های از راه دور فرصت های عادی نظیر برقراری ارتباط حین ناهار یا بعد از کار را ندارند، رهبران تیم باید به طور فعال راه هایی را برای اعضای خود ایجاد کنند تا از یکدیگر الهام گرفته، ارتباط برقرار کرده و به یکدیگر انگیزه دهند. Rachel Valdes ، رئیس مدیریت استعدادهای جهانی در PowertoFly می گوید: عنصر جادویی ما برای ساختن یک تیم از راه دور خیلی منحصر به فرد، نوعی مهربانی بیش از حد است. آنها جلسات   TGIIF(Thank God It’s Inspiration Friday) ( بدین معنی که خدا را شکر که امروز روز جمعه ی الهام است) که در آن داستانهایی از آنچه در این هفته به آنها الهام بخشیده است، و همچنین آنچه که آنها در جستجوی انجام آن برای آخر هفته ی پیش رو هستند، به اشتراک می گذارند. از آنجا که ما یک تیم از راه دور هستیم، این نقاط اتصال همگی باعث ایجاد تفاوت می شوند و در واقع شاهد افزایش بهره وری و شادابی در تیم هستیم.

 

  1. در فن آوری های پیام رسانی که باعث پیشبرد هرچه بهتر همکاری میشوند سرمایه گذاری کنید

یک مطالعه توسط Zogby Analytics نشان داد که ۴۱٪ از تیم های از راه دور هنوز هم به جای اینکه به سیستم عامل های تلفن همراه اختصاصی که برای مدیریت پروژه و ارتباطات از راه دور طراحی شده اند متصل شده و تجهیز شوند، هنوز از طریق پیام رسان متنی، اسکایپ و فیس بوک هماهنگی میکنند.

Stacey Epstein، مدیر عامل شرکت ZINC گفت: نتیجه این است که اطلاعات، وقتی افراد، تیم ها و مدیریت از روش های مختلفی برای برقراری ارتباط استفاده می کنند، از بین رفته و تشکیلات اقتصادی در معرض خطر است زیرا ارتباط و همکاری بر روی سیستم عامل ها و پلتفرم هایی انجام می شوند که امن یا قابل اعتماد نیستند. این در حالی است که ۷۱٪ از مدیران احساس میکنند نسبت به اخبار کار به روز هستند، در حالی که تنها ۴۰٪ از کارکنان این احساس را دارند.

 

۴- دستورالعمل های ارتباطی را تنظیم کنید

Beat Buhlman، مدیر کل کمپانیEvernote   میگوید، تعیین قائده و اصول چگونگی و زمان استفاده از ابزارهای ارتباطی مهم است. این که چه موقع از چت استفاده می کنیم، چرا ایمیل می نویسیم، در چه زمانی از تلفن همراه استفاده میکنیم و… . به عنوان مثال، ارسال اطلاعات کامل و پیوسته ی پروژه در چت سودمند است. اعضای تیم با اطلاعات ثابت و قبلی پریشان شده و احتمالاً اطلاعات مهمی را در یک موج و بازه فعالیت طولانی از دست می دهند. ایمیل ها برای ارسال اطلاعات مفید هستند، اما برای همکاری مناسب نیستند.  اگر موضوعی نیاز به شفافیت و حساسیت دارد یا از تبادل پر تکاپوی ایده ها بهره می برد، بهتر است تماسی را چه ویدئویی و چه غیر ویدئویی ترتیب داده برنامه ریزی کنید.

 

  1. هدف خود را برجسته کرده و سپس همچنان روی آن تاکید بورزید

Mark Mortensen  استادیار و دارای کرسی در حوزه ی رفتار سازمانی در کمپانی INSEAD می گوید: برای کمک به تیم خود، برای حل چالش های موجودی که بین شما  و افکار آنها است، هدف تیم، چیزی که به اشتراک گذاشته میشود را تقویت کنید. اطمینان حاصل کردن از اینکه هدف تیم واضح، چالش برانگیز، دارای اهمیت، منافع مشترک و همچنین بیشترین سود و بازدهی است. این امر گواه این موضوع است که آیا زیردستان شما در سطح پایینی هستند یا در سراسر جهان قابلیت و کارایی دارند.

قدم بعدی روشن ساختن چگونگی هدف فرد در این چشم انداز بزرگتر است. دورکاران معمولاً فقط در مورد وظایف خاص خود و اطلاعاتی را که اساساً نیاز به دانستن دارند، ارائه میکنند. و از آنجا که اعضا در بتن اصلی کار قرار دارند و فعالیت می کنند، متوجه نمیشوند که چگونه کار آنها بر همه افراد در زنجیره کار تأثیر می گذارد. در جلسات داخلی ادارات، این بحث مدنظر است که کجا و در چه قسمت برنامه نویسان از بازاریابی و خدمات مشتری بازخورد UX دریافت می کنند و یا اینکه تیم فروش به رسانه های اجتماعی می گوید آنچه که می خواهند تبلیغ کنند  می تواند به آنها کمک کند که احساس کنند در چیزی بزرگتر از همیشه مشارکت دارند.

 

  1. مدیریت هدفمند داشته باشید

 هدفمند مدیریت کنید. برای اعضاء اهدافی را برای موفقیت و بازخورد تعیین کنید و سپس به آنها اجازه دهید موارد کوچکتر را به تنهایی کشف کنند. یک مدیریت خرد همانند کاری نصفه و نیمه است و به همان اندازه باعث اتلاف وقت است، ولیکن این موضوع در تیم های از راه دور جایی که نمی توانید تیم را ببینید و ارتباطات ذاتاً کندتر است، حتی به صورت بدتر جلوه میکند.

مشکل بسیاری از تیم های از راه دور این است که اهداف مورد نظر نامفهوم است. فرآیندی ایجاد کنید که این کار را تا حد ممکن قابل درک کند. Eryn Peters، رئیس انجمن کمپانی Toptal میگوید، هرگز نباید یک استخدام نیروی جدید وجود داشته باشد که در حال انجام کار خود را از راه دور باشد و از اینکه چگونه باید کار خود را انجام دهد، متعجب شود.

 

  1. به افراد آموزش دهید که ارتباطات را زمینه سازی کنند

وقتی به صورت دیجیتال در حال برقراری ارتباط هستید، هیچ وقت کاملاً نمی دانید شخص مقابل در آن لحظه چه کاری انجام می دهد. یک شخص ممکن است در پاسخ به سؤال شما فقط پاسخ دهد «بله» و به دلیل اینکه وقت ندارد پاسخ را برای شما به دقت شرح ندهد. راهنمای Trello   در مورد دورکاری (Trello Guide to Remote Work) میگوید، بدون درک زمینه شخص دیگر، به عنوان مثال ممکن است فکر کنید که آن شخص هنگامی که واقعا در حال سوار شدن به کابینی در سانفرانسیسکو است، به مسئله ای که شما مطرح کرده اید اصلا اهمیتی نمی دهد.

به همین خاطر است که تیمهای از راه دور باید بیش از حد ارتباط برقرار کرده و از فرضیات خودداری کنند. به علاوه ایمنی روانشناختی امری بسیار مهم است، بسیاری از افراد طبق عادت در هنگام پاسخ و مورد درخواست قرار گرفتن میگویند «بله»، اما گفتن این بله برای آنها آن هم در هنگام سردرگمی، پریشانی یا حتی در مواقع مورد توهین قرار گرفتن، برای آنها بسیار بحرانی است. باید به این موضوع واقف بود که رنجش خاطر به مرور زمان، ناشی از عدم پاسخگویی به موضوعات اساسی ایجاد خواهد شد. ارتباطات دیجیتالی ای که از کنترل خارج میشوند می توانند باعث ایجاد سوء تفاهم شده و احساسات را جریحه دار کنند.

 برقراری ارتباط در یک محل کار سنتی دشوار است، اما وقتی کارمندان در مکانها و محدوده های زمانی مختلف کار می کنند، کار کردن سخت تر و چالش برانگیز تر است.  Rudi Ramin موسس شرکت    Grow میگوید، در یک تیم مجازی ، شما نمی توانید بطور غیرکلامی و به همان شکلی که وقتی با یک شخص به صورت حضوری ارتباط برقرار میکنید، ارتباط برقرار کنید.  اما ارتباطات برای یک تیم مجازی حداقل به اندازه سایر تیمها  اهمیت دارد. Grow می تواند ابزارهای مورد نیاز خود را برای ارتقاء ارتباط خود و تطبیق آن با یک تیم مجازی در اختیار اعضای تیم قرار دهد.

Grow یک پلتفرم دیجیتالی است که تیمها را به صورت مستقر یا از راه دور توانمند می کند و از پیشرف رهبری پشتیبانی می کند. برای اطلاعات بیشتر روی لینک زیر کلیک کنید. همچنین می توانید برای به روزرسانی و بینش در مورد تیم ها، رهبری و توسعه شخصی، ما را در لینکدین دنبال کنید.

 

مترجم: محمدرضا عباسی

کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *