چگونه می توان در محیط کار مجازی اعتماد سازی کرد

سازمانهایی که عملکرد و بازدهی بالایی دارند، بر پایه ی اعتماد ساخته میشوند. همچنین در شرکت هایی که میزان اعتماد سازی آن ها بالا و به وجود آوردن اینچنین بستری را برای خود ضروری میبینند، کارکنان، ۵۰٪ بهره وری بالاتر، ۷۶٪ تعامل بیشتر ، ۷۴٪ استرس کمتر ، ۴۰٪ فرسودگی کمتر و ۲۹٪ رضایت بیشتری را از زندگی و کار خود گزارش میدهند.(ثبت این گزارش ها توسط کارکنان ضروری و از آنها درخواست میشود.) اعتماد همچنین یک شاخص هدایت کننده و برجسته در مورد این است که آیا مردم شما و تأثیرات شما را به عنوان یک رهبر با عملکرد های مثبت یا منفی به چه صورت ارزیابی میکنند.

کار کردن به صورت مجازی، چالشهای بی نظیری را برای اعتماد سازی در این بستر ارائه میکند. در زندگی امروزی و دنیای مدرن، در ارتباط با خیلی از کار ها، ارتباط حضوری حتی به صورت گاهگاه، دیگر ضروری نبوده و ما دیگر آنچنان ارتباط و تعامل و حتی مکالمه های کنار آبسردکن با همکاران نداریم که این فعالیت ها بخواهد با گذشت زمان به ما کمک کند تا روابط و اعتماد سازی را در محیط کار پرورش دهیم. در اینجا ما همچنین زمینه های ارزیابی کمتری برای رفتار دیگران داریم. به عنوان مثال، اگر شما در یک جلسه ویدیویی دیر کرده باشید، مردم نمی توانند ببینند یا به آنها ثابت شود که شما در یک جلسه دیگری درگیر بوده اید و کارتان طول کشیده است، بنابراین ممکن است نتیجه بگیرند که شما سختکوش یا متعهد نیستید. و به علاوه با وجود تبادلات و تعامل از طریق ابزارهای آنلاین که بطور فزاینده ای باعث برقراری ارتباطات غیر حضوری می شوند، در اینجا فضای بیشتری برای ایجاد سوء تفاهم ها وجود دارد.

مدیران تمایل دارند اعتماد سازی را با بینش و درک مستقیم و متقابل ایجاد کنند، این کار برای افراد حرفه ای که دارای تجربه بیشتری هم هستند مناسب تر است و بهتر جواب میدهد. با این وجود، پیشبرد این رویکرد به طور سیستماتیک و منظم مزایای بیشتری دارد و در محیط های کار مجازی جدید ما بسیار مهم و حیاطی است.

اعتماد سازی می تواند به سه مؤلفه ی خیرخواهی، صلاحیت و شایستگی و صداقت و درستکاری تقسیم بندی و سازمان دهی شود. با درک این مؤلفه ها، شما می توانید بطور منظم گام های ساده و عملی برای بالا بردن سطح اعتماد سازی در کارکنان و همکاران مجازی خود بردارید. در ادامه، به شرح چگونگی جامه ی عمل پوشاندن به این مؤلفه ها پرداخته شده است.

خیرخواهی و صداقت
رهبران و مدیرانی که روابط کاری مثبتی برقرار می کنند، کسانی هستند که مراقبت و اهمیت خود را نسبت به دیگران نشان می دهند و همچنین منافع دیگران را در نظر گرفته و برای آنها ارزش قائل هستند. و این مهمترین عامل در تعیین و مشخص کردن سطح اعتماد سازی یک رهبر و مدیر الهام بخش در یک محیط کار مجازی است. در یک محیط کار مجازی، شما باید آگاهانه تعاملات غیر رسمی را که به ایجاد روابط قابل اعتماد و اعتماد سازی کمک می کنند، جایگزین کنید.

هر هفته، زمانی را برای دیدن اعضای تیم از راه دور و به صورت مجازی اختصاص دهید. خیلی ساده با آنها ارتباط برقرار کرده، صحبت کنید و متوجه شوید چگونه کارشان را انجام میدهند. ترجیحا فقط روی شخص مورد نظر متمرکز شوید، نه صرفا وظایف آنها. همچنین سعی در ایجاد آرامش در شخص مورد نظر و ایجاد توافق با او را داشته باشید. به خصوص در مواقع بحرانی، بلاتکلیفی ها، عدم اطمینان و به وجود آمدن مشکلات، نشان دادن نگرانی نسبت به خود آنها به جای فشار آوردن به آنها در خصوص نتایج کار، امری ضروری است. به علاوه، عدم اطمینان و مردد بودن، یک محرک شناخته شده ی استرس است و نشان دادن حس همدلی برای اعضای تیم باعث تقویت روابط شما خواهد شد.

ساختارهایی را برای تشویق و ترغیب تعاملات غیررسمی بین اعضای تیم، ایجاد کنید. در ابتدای هر جلسه، پنج دقیقه وقت بگذارید تا قبل از غرق شدن در مورد کار مورد نظر، با دیگران صحبت کنید و به بررسی مسائل مختلف بپردازید. تعامل اولیه را با تهیه دو یا سه سوال کلی ایجاد کنید. سوالات می توانند محدوده ی جملاتی مثل “در حال حاضر چه احساسی دارند؟” باشند. یا اینکه نظرشان در مورد قیمت ها و تخفیفات اجناس چیست و یا مانند “مسخره ترین کاری که این هفته برای شما اتفاق افتاده است چیست؟” طرح این مدل سوالات و مکالمات به ترغیب و تشویق مردم به اشتراک گذاری مکالمات شخصی غیررسمی و جایگزین کردن آن با مکالمات و تعاملات غیرحضوری و همچنین به اعتماد سازی روابط، کمک شایانی می کند. اوقات شاد و پر انرژی مجازی در حین کار، روش های جالب و غیر رسمی دیگری را برای تعامل بهتر بین افراد و تیم های مجازی فراهم می کنند.

صلاحیت و شایستگی
اعتماد به مدیریت نیز مبتنی بر نمایش و اثبات خود مدیر از مهارت و توانایی های او در کار است. در تیم های مجازی که افراد ممکن است احساس جدایی و فاصله بین خود داشته باشند، ارتباطات قوی، یکی از مهارت های بخصوص و مهم مدیریت است، که در آن صلاحیت و شایستگی شما و افراد مورد قضاوت قرار گرفته و اعتماد سازی میتواند ساخته شده و پرورش یافته یا اینکه از میزان آن کاسته شود. تصمیم گیری در مورد برقراری یا عدم برقراری ارتباط و چگونگی آن با تیم خود یا حتی جلوگیری از این امر، می تواند چالش برانگیز باشد. اما واقعیت این است که اگر شما به طور مکرر و واضح با آنها ارتباط برقرار نکنید، افراد شما معمولاً شکایات خود را با فرضیات و توضیحاتی بدتر از همیشه پر می کنند. این مورد به احتمال زیاد بیشتر در تیم های مجازی رخ می دهد و برای مدیریت آن از شما انتظار می رود به عنوان مدیر بسیار فعال و آینده نگر و برای این دسته از موارد آماده باشید. هنگامی که شما یک رهبر و مدیر هستید، برای شما هیچ چیز دیگری مانند ارتباط بیش از حد، امری برجسته و مهم نیست. تا آنجا که می توانید، جهت هدایت هرچه بهتر شرکت، در خط مشی ها و رویه های شرکت از جمله فرآیند های تصمیم گیری شفاف باشید. به جای اینکه بخواهید در مورد موضوعی منتظر و مردد باشید تا اینکه همه ی جواب هارو داشته و اتلاف وقت کنید، همیشه به طور مداوم در حال پیشرفت و به روز رسانی باشید و این به روز رسانی را به تیم انتقال دهید. این مهم نیازمند این است که در مورد انتظارات خود صریح باشید. وقتی تیم شما در فضای تاریک حدس و گمان و فرضیات و تخمین زدن ها نگه داشته شود، در این صورت هیچ کس برنده نمی شود و نمیتواند بر کار مورد نظر غلبه کند.

بدین منظور هرچه را که از آن اطلاعی ندارید با تیم خود در میان بگذارید. داشتن و دانستن همه ی پاسخ ها غیرممکن است. ظاهرسازی هایی که انجام می دهید باعث خواهد شد از انجام خیلی از چیزهایی که می خواهید اجتناب کنید، و این ممکن است نشان دهنده ی عدم اعتماد به نفس به توانایی های خود باشد. اگرچه ممکن است این موضوع متناقض به نظر برسد، ولی رهبران و مدیرانی که از افراد درخواست کمک می کنند،نظر دیگران را از طریق این جلوه و خاصیت انسانی به خود جلب کرده، و باعث الهام بخشیدن به آنها شده و با این کار به آنها این حس رو بدهید که حضورشان ارزشمند است و به حضورشان نیاز دارید.

صداقت و درستکاری
مؤلفه نهایی اعتماد سازی، شامل صمیمیت، پیگیری و به انجام رساندن تعهدات است. رهبران و مدیران باید در آنچه که می گویند کاملا شفاف بوده و حرف و عمل آنها یکی باشد تا منظور خود را به درستی رسانده و در صحبت های خود دقیق و صریح باشند. پس بنابراین افراد به طور کامل توجیه شده و بدون به وجود آمدن سوتفاهمی در حین کار، بازدهی افراد و کار بیشتر میشود.

آیا تا به حال شنیده اید که رهبر یک جلسه مجازی بگوید، “من اطلاعات پیگیری و مربوطه را بعد از جلسه ارسال می کنم”، و ببینید پس از آن هیچ چیز نمی رسد؟ یا اینکه بگوید “امروز به موقع جلسه ی کاری رو به اتمام خواهیم رساند” و بعد متوجه شوید که آنها به طور مداوم از زیر این حرف و مسئولیت فرار می کنند؟، این نقض های به ظاهر ناچیز، مردم را به سوء اعتماد نسبت به شما سوق می دهند و باعث مردد شدن آنها درباره ی اطمینان کردن به شما میشوند. قبل از تعهد دادن فکر کنید، و وقتی متعهد میشوید، در مورد کارهایی که انجام می دهید و در حین زمان انجام آن کار، کاملا منحصر به فرد و متعهد باشید. اگر نمی توانید تعهد خود را حفظ کنید، مستقیماً آن را درمیان گذاشته و آن را به شخص دیگری واگذار کنید، وگرنه در غیر این صورت باعث کاهش و فرسایش اعتماد شده و آن را به خطر می اندازید. دنیای مجازی برای ایجاد اعتماد به تلاش روز افزون نیاز دارد، پس بنابراین در مورد حفظ تعهدات خود، چه بزرگ و چه کوچک، کاملا هوشیار و مراقب باشید.

در پایان، مردم اعتماد سازی را بر اساس نشانه ها و ویژگی های ظاهری، راهنمایی های بصری و غیر کلامی در تماس های ویدیویی ایجاد می کنند، بنابراین حتما مطمئن باشید که دوربین خود حین تماس های ویدیویی روشن است. از آنجا که مردم به طور ناخودآگاه از طریق زبان بدن (body language) افراد، این نشانه ها و ویژگی های آنها را حین تماس ویدیویی برای خود تفسیر میکنند، باید دوربین خود را طوری قرار دهید که رهبر و بقیه ی اعضا بتوانند شما را به خوبی ببینند و بر تصویر شما کاملا مسلط بوده و مستقیماً به دوربین نگاه کنند. این خود برابر با همان ارتباط موثر چشمی است.

به طور خلاصه، رهبران و مدیران تیم های مجازی برای ایجاد اعتماد، باید فراتر از حد معمول عمل کنند. ایجاد روابط خود خواسته و ارتباطات فعال، گسترده و صادقانه، نیازمند درک متقابل و حفظ تعهدات است. این اقدامات به شما کمک می کند که سنجیده عمل کرده، اعتماد سازی را از راه دور ایجاد کنید و باعث شوید سازمان شما عملکرد بهتر و بالاتری داشته باشد.

 

مترجم: محمدرضا عباسی

کلیه حقوق این ترجمه متعلق به خانه خلاقیت و کارآفرینی گل دان است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *